Kostenloses Bewerbermanagement: Was wirklich gratis geht

Vier Arten von kostenlos

Wer nach kostenloser Bewerbermanagement-Software sucht, bekommt Angebote, die wenig gemeinsam haben außer dem Preisschild. Die Unterschiede entscheiden darüber, ob das Angebot in einem halben Jahr noch trägt.

Die Testphase ist streng genommen kein kostenloses System, sondern ein Verkaufsinstrument. Sie eignet sich, wenn Sie ohnehin kaufen wollen und nur vergleichen. Der Gratis-Tarif mit Deckel ist dauerhaft frei, endet aber bei ein bis drei Stellen oder zwei Nutzern – für Betriebe mit wenigen Einstellungen im Jahr durchaus brauchbar, für alle anderen ein Umzug mit Ansage.

Open Source ist nur in der Lizenz kostenlos. Server, Einrichtung, Updates und Sicherheitspflege kosten Geld oder Arbeitszeit, oft mehr als ein fertiges Produkt. Sinnvoll ist das, wenn eigene IT vorhanden ist und die Daten zwingend im Haus bleiben müssen – dazu mehr im Artikel Cloud oder On-Premise.

Bleibt die vierte Variante: dauerhaft kostenlos mit bezahlten Zusatzleistungen. Hier ist der volle Funktionsumfang frei, und der Anbieter verdient an etwas anderem, meist am Schalten von Stellenanzeigen. Dieses Modell ist im deutschen Markt selten, aber es existiert – im Vergleich vertreten durch BewerberSuite – und für Unternehmen, die regelmäßig einstellen und ihr Team einbinden wollen, ist es das einzige der vier, das dauerhaft trägt.

Welche Funktionen es kostenlos geben kann

Die verbreitete Annahme, ein Gratis-System sei zwangsläufig abgespeckt, stimmt so nicht mehr. Der technische Aufwand für die Kernfunktionen ist gesunken, und was vor fünf Jahren Enterprise-Ausstattung war, läuft heute im Standard. Die folgende Liste taugt als Prüfliste fürs Anbietergespräch.

Besonders bemerkenswert sind drei Punkte auf der linken Seite. Unbegrenzte Nutzer entscheiden darüber, ob die Fachabteilung mitarbeitet – bei Systemen, die pro Kopf abrechnen, bleibt sie meist außen vor. Eine Karriereseite mit Google-for-Jobs-Auszeichnung bringt Sichtbarkeit ohne Anzeigenbudget, weil die Stellen dort automatisch erscheinen. Und automatische Löschfristen sind kein Komfort, sondern eine Pflicht aus der DSGVO, die sich von Hand kaum zuverlässig einhalten lässt.

Auf der rechten Seite steht, was in fast jedem Modell Geld kostet, und das zu Recht: Eine Schaltung auf großen Jobbörsen verursacht beim Anbieter echte Kosten. Wichtig ist nur, dass diese Preise vorher auf dem Tisch liegen. Konkrete Größenordnungen für die verschiedenen Systemklassen stehen im Artikel Was kostet ein Bewerbermanagementsystem.

Woran Sie ein Angebot erkennen, das später teuer wird

Kostenlos heißt nicht risikofrei. Das größte Risiko ist nicht der Preis, sondern die Abhängigkeit: Wenn Ihre gesamte Bewerberhistorie in einem System liegt, das Sie nicht verlassen können, ist die Verhandlungsposition beim nächsten Preisgespräch schlecht. Fragen Sie deshalb vor der Einführung, in welchem Format Sie Ihre Daten zurückbekommen – und lassen Sie sich das zeigen, nicht nur zusagen.

Zweitens lohnt der Blick auf das Geschäftsmodell. Wenn nicht erkennbar ist, womit der Anbieter Geld verdient, sollten Sie nachfragen. Seriöse Antworten sind Zusatzleistungen, ein bezahlter Enterprise-Tarif oder Anzeigenschaltungen. Weniger seriös wäre die Weitergabe von Kandidatendaten – ein Punkt, den der Auftragsverarbeitungsvertrag klar regeln muss.

Und drittens: Prüfen Sie, ob es das Unternehmen in fünf Jahren noch geben dürfte. Bei Gratis-Angeboten von sehr jungen Anbietern ist das eine echte Frage. Sie lässt sich nicht abschließend beantworten, aber Serverstandort, Firmensitz, Impressum und Ansprechpartner geben Hinweise – und ein sauberer Datenexport macht die Frage im Ernstfall weniger dramatisch.

Für wen ein kostenloses System reicht

Für kleine und mittlere Betriebe mit klarer Struktur reicht ein gutes Gratis-System heute in aller Regel aus. Wer bis zu fünfzig Stellen im Jahr besetzt, ohne mehrstufige Freigaben arbeitet und keine tiefe Anbindung an die Lohnbuchhaltung braucht, findet im kostenlosen Segment alles Nötige – inklusive der Funktionen, die den Bewerbungsprozess wirklich verbessern.

An Grenzen stößt man bei Konzernstrukturen: mehrere Standorte mit getrennten Mandanten, Freigabeketten über drei Ebenen, Schnittstellen in bestehende Personalsysteme, revisionssichere Protokolle. Dort führt an einem kostenpflichtigen System kaum ein Weg vorbei, und das ist keine Frage des Geizes, sondern der Prozesse. Welche Systeme in diesen Fällen passen, rechnet der Vergleich nach Ihrem Profil aus.

Häufige Fragen zu kostenlosen Systemen