Der Unterschied in einem Absatz
Bei einer Cloud-Lösung, oft auch SaaS genannt, betreibt der Anbieter die Software auf seinen Servern; Sie zahlen eine monatliche Gebühr und melden sich im Browser an. Bei On-Premise läuft dieselbe Art von Software auf Servern in Ihrem Haus oder in einem von Ihnen angemieteten Rechenzentrum – Sie kaufen eine Lizenz und betreiben alles selbst.
Im Bewerbermanagement ist die Cloud inzwischen der Normalfall. Die meisten Anbieter entwickeln gar keine On-Premise-Variante mehr, weil die Nachfrage fehlt und der Aufwand für zwei Produktlinien hoch ist. Von den sechs Systemen, die wir im Detail vergleichen, lässt sich genau eines im eigenen Rechenzentrum betreiben.
Wann welche Variante passt
Die Entscheidung fällt selten anhand von Funktionen – die sind meist identisch. Sie fällt anhand von vier Fragen: Gibt es eine Vorgabe zur Datenhaltung? Ist eine IT-Mannschaft da? Wie tief soll die Anbindung an bestehende Systeme reichen? Und wie lange soll das System laufen?
Der Satz „unsere Daten bleiben im Haus, das ist sicherer" klingt einleuchtend, hält aber der Prüfung selten stand. Sicherheit entsteht durch zeitnahe Updates, sauberes Rechtemanagement, Sicherungen und Personal, das im Ernstfall reagiert. Ein Serverschrank im Keller erfüllt keine dieser Bedingungen von allein. Ein spezialisierter Anbieter mit ISO-Zertifizierung und Serverstandort Deutschland ist in der Praxis meist besser aufgestellt als eine IT-Abteilung, die das Thema nebenbei mitmacht.
Wie sich die Kosten entwickeln
Das häufigste Argument für den eigenen Server lautet: Auf lange Sicht ist Kaufen billiger als Mieten. Das stimmt – aber später, als die meisten Rechnungen zeigen.
Der Schnittpunkt liegt typischerweise im dritten bis vierten Jahr. Damit die Rechnung aufgeht, muss das System also mindestens vier Jahre unverändert laufen – und in dieser Zeit dürfen keine größeren Anpassungen anfallen. Wer schon einmal eine Serversoftware über einen Versionssprung gebracht hat, weiß, wie realistisch das ist. Die weiteren Kostenposten stehen im Artikel Was kostet ein Bewerbermanagementsystem.
Was der Datenschutz wirklich verlangt
Die DSGVO schreibt keinen Serverstandort vor. Sie verlangt ein angemessenes Schutzniveau, eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und – bei einem Dienstleister – einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Cloud-Lösung mit Servern in Deutschland und ordentlichem AV-Vertrag erfüllt das ebenso wie ein eigener Server.
Genauer hinsehen sollten Sie bei Anbietern außerhalb der EU oder bei Muttergesellschaften in Drittstaaten: Dann kommen zusätzliche Prüfungen zur Datenübermittlung dazu. Für die Praxis heißt das: Fragen Sie nach dem Serverstandort, nach dem Sitz des Unternehmens, nach Zertifizierungen und nach dem AV-Vertrag. Diese vier Antworten sagen mehr über den Datenschutz als die Frage Cloud oder eigener Server. Wenn die Daten aus rechtlichen Gründen zwingend im Haus bleiben müssen, bleibt On-Premise – bei den verglichenen Systemen ist das nur bei einem möglich, was der Vergleich als harte Regel abbildet.
Brauchen Sie On-Premise – oder reicht die Cloud?
Sechs Fragen, sofort ein Ergebnis mit Begründung. Wer den Betrieb im eigenen Rechenzentrum angibt, bekommt nur Systeme, die das können – nachzulesen bei den Bewerbermanagementsystemen im Vergleich.
Zum VergleichHäufige Fragen zu Cloud und On-Premise
Ist On-Premise sicherer als die Cloud?
Nicht automatisch. Sicherheit entsteht durch zeitnahe Updates, sauberes Rechtemanagement, Sicherungen und Personal, das im Ernstfall reagiert. Ein spezialisierter Anbieter mit Zertifizierung und deutschem Serverstandort ist häufig besser aufgestellt als eine IT-Abteilung, die das Thema nebenbei mitbetreut.
Ab wann rechnet sich ein eigener Server?
Der Schnittpunkt der Gesamtkosten liegt meist im dritten bis vierten Jahr. Damit sich On-Premise lohnt, muss das System also mindestens vier Jahre weitgehend unverändert laufen – und die interne Arbeitszeit für Betrieb und Updates ist in dieser Rechnung noch nicht enthalten.
Schreibt die DSGVO einen Serverstandort vor?
Nein. Verlangt werden ein angemessenes Schutzniveau, eine Rechtsgrundlage und bei Dienstleistern ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Cloud mit Servern in Deutschland und ordentlichem AV-Vertrag erfüllt das. Bei Anbietern oder Muttergesellschaften außerhalb der EU kommen zusätzliche Prüfungen zur Übermittlung dazu.
Wie viele Anbieter bieten überhaupt noch On-Premise an?
Sehr wenige. Die meisten Hersteller haben die Entwicklung eingestellt, weil die Nachfrage fehlt und zwei Produktlinien teuer sind. Von den sechs Systemen in unserem Detailvergleich lässt sich eines im eigenen Rechenzentrum betreiben.
Was passiert bei einem Anbieterwechsel mit den Daten?
Diese Frage ist bei beiden Varianten dieselbe und sollte vor Vertragsschluss geklärt sein: In welchem Format bekommen Sie Bewerberdaten, Historie und Anhänge zurück, und was kostet der Export? Bei On-Premise haben Sie zwar physischen Zugriff auf die Datenbank, brauchen aber trotzdem ein brauchbares Ausgabeformat.
Wer für diesen Artikel verantwortlich ist
Daniel Werner, Geschäftsführer der HR Rocket GmbH und verantwortlich für die Inhalte auf bewerbermanagement.org. Er betreibt seit 2012 eigene Jobbörsen, hat über 1.500 Unternehmen bei der Mitarbeitersuche begleitet und seit 2017 mehr als 50 Bewerbermanagementsysteme gesichtet. Die Einschätzung zum Kostenverlauf beruht auf Angebotsvergleichen aus eigenen Auswahlverfahren. Mehr über die Redaktion
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