Was überhaupt angebunden wird
Ein Bewerbermanagementsystem steht selten allein. Es tauscht Daten mit Jobbörsen aus, speist die Karriereseite, greift auf Kalender zu und übergibt am Ende Daten an die Personalverwaltung. Welche dieser Verbindungen Sie brauchen, hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als davon, wo bei Ihnen heute doppelt getippt wird.
Die wichtigste Anbindung ist die zu den Jobbörsen. Ohne sie wird jede Anzeige mehrfach getippt, mit unterschiedlichen Ständen und ohne gemeinsame Auswertung. Mit Multiposting geht eine Anzeige einmal raus und liefert nebenbei die Information, welcher Kanal welche Bewerbungen bringt – die Grundlage, um Anzeigenbudget sinnvoll zu verteilen.
Fast ebenso wichtig ist die Karriereseite. Sie sollte sich aus dem System speisen, damit neue Stellen automatisch erscheinen und alte verschwinden. Entscheidend ist dabei die technische Auszeichnung: Nur wenn die Stellen als strukturierte Daten ausgeliefert werden, erscheinen sie bei Google for Jobs. Das ist Reichweite ohne Anzeigenbudget, und es scheitert erstaunlich oft an einer fehlenden Zeile Code.
Womit anfangen
Jede Schnittstelle verursacht dauerhaft Arbeit: Sie muss eingerichtet, überwacht und nach Updates wieder geprüft werden. Deshalb lohnt es, die Reihenfolge nach Aufwand und Nutzen zu wählen statt nach dem, was gerade technisch möglich ist.
Die Anbindung an Lohn- und Personalsoftware ist der Sonderfall: hoher Nutzen, aber auch hoher Aufwand. Sie lohnt sich ab etwa 250 Mitarbeitern oder wenn die Personalakte ohnehin digital geführt wird. Darunter ist der manuelle Übertrag von wenigen Einstellungen im Jahr schlicht billiger als eine Schnittstelle, die gepflegt werden will. Wer beides ohnehin aus einer Hand will, sollte die Abwägung im Artikel ATS oder HRM-System lesen.
Fragen, die vor der Anbindung geklärt sein müssen
Die erste Frage lautet: In welche Richtung fließen die Daten? Viele Anbieter nennen es Integration, wenn Daten nur in eine Richtung übergeben werden. Für Jobbörsen reicht das, für die Personalakte selten. Zweitens: Wer betreibt die Schnittstelle? Fertige Anbindungen im Standard sind unproblematisch; individuell programmierte Verbindungen brauchen einen Verantwortlichen, wenn sich auf einer Seite etwas ändert.
Drittens die Kostenfrage: Schnittstellen werden häufig als eigenes Modul berechnet, teils pro Verbindung. Lassen Sie sich vor Vertragsschluss auflisten, welche Anbindungen im Preis enthalten sind und welche extra kosten – das gehört zu den Posten, die in Angeboten regelmäßig fehlen, siehe Was kostet ein Bewerbermanagementsystem.
Und schließlich der Datenschutz: Jede Schnittstelle transportiert personenbezogene Daten zu einem weiteren Empfänger. Das gehört ins Verarbeitungsverzeichnis, und für jeden Empfänger braucht es eine Rechtsgrundlage sowie in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei Anbietern außerhalb der EU kommt die Frage der Übermittlung dazu.
Offene Schnittstellen schlagen fertige Listen
Eine lange Liste vorgefertigter Integrationen sieht beeindruckend aus, sagt aber wenig darüber, ob Ihr System dabei ist. Aussagekräftiger ist eine dokumentierte offene Schnittstelle: Mit ihr lässt sich auch anbinden, was der Anbieter nicht vorgesehen hat – heute oder in drei Jahren, wenn Sie das Lohnsystem wechseln. Fragen Sie deshalb nicht nur nach der Liste, sondern danach, ob es eine öffentlich dokumentierte Programmierschnittstelle gibt und ob deren Nutzung im Preis enthalten ist. Diese eine Antwort sagt mehr über die Zukunftsfähigkeit eines Systems als hundert Logos auf einer Partnerseite.
Welches System bringt Ihre Schnittstellen mit?
Sechs Fragen, sofort ein Ergebnis mit Begründung – ohne Registrierung. Schnittstellen zählen als eigenes Kriterium; die Bewerbermanagementsysteme im Vergleich zeigen sie nebeneinander.
Zum VergleichHäufige Fragen zu ATS-Schnittstellen
Welche Schnittstellen braucht ein Bewerbermanagementsystem mindestens?
Jobbörsen-Anbindung für Multiposting, die eigene Karriereseite mit Auszeichnung für Google for Jobs sowie Kalender und E-Mail für die Terminabstimmung. Diese drei lohnen sich für praktisch jedes Unternehmen und sind mit wenig Aufwand eingerichtet.
Wann lohnt sich die Anbindung an die Lohnsoftware?
Ab etwa 250 Mitarbeitern oder wenn die Personalakte ohnehin digital geführt wird. Darunter ist der manuelle Übertrag der wenigen Einstellungen pro Jahr günstiger als eine Schnittstelle, die dauerhaft gepflegt werden muss.
Was kosten Schnittstellen extra?
Das ist von Anbieter zu Anbieter verschieden: Manche rechnen pro Verbindung ab, andere haben Standardanbindungen inklusive und berechnen nur individuelle Entwicklungen. Lassen Sie sich vor Vertragsschluss auflisten, was enthalten ist.
Was ist bei Schnittstellen datenschutzrechtlich zu beachten?
Jede Schnittstelle übermittelt personenbezogene Daten an einen weiteren Empfänger. Das gehört ins Verarbeitungsverzeichnis, braucht eine Rechtsgrundlage und in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei Empfängern außerhalb der EU ist zusätzlich die Übermittlung zu prüfen.
Ist eine lange Integrationsliste ein gutes Zeichen?
Nur bedingt. Wichtiger ist, ob Ihr konkretes System dabei ist und ob es eine dokumentierte offene Programmierschnittstelle gibt. Mit ihr lässt sich auch anbinden, was der Anbieter nicht vorgesehen hat – das zählt mehr als hundert Logos auf einer Partnerseite.
Wer für diesen Artikel verantwortlich ist
Daniel Werner, Geschäftsführer der HR Rocket GmbH und verantwortlich für die Inhalte auf bewerbermanagement.org. Er betreibt seit 2012 eigene Jobbörsen, hat über 1.500 Unternehmen bei der Mitarbeitersuche begleitet und seit 2017 mehr als 50 Bewerbermanagementsysteme gesichtet. Die Einordnung nach Aufwand und Nutzen stammt aus eigenen Anbindungen an fremde Systeme im Multiposting-Betrieb. Mehr über die Redaktion
Transparenz: BewerberSuite ist unser eigenes Produkt. Wie der Vergleich rechnet, ist offengelegt.